Toda
profesional consolidada dispone de unos principios éticos por los que se rige
la conducta de todos los profesionales que
forman parte de ella.
Una buena secretaria debe poseer una buena conducta, respeto a todos los que le rodean, un comportamiento único y saber trabajar en equipo.
Los
principios fundamentales:
*
Dignidad debe abstenerse de todo comportamiento que suponga infracción o
descrédito y desenvolverse en el ejercicio de su profesión con honor y
dignidad.
* Integridad debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
* Integridad debe actuar con honradez, lealtad y buena fe.
Normas
éticas de conducta son:
* Debe ser leal a la empresa y a las personas con las que trabaja, mantener la buena fe en sus actos y ser una persona honrada.
* Debe respetar el principio de confidencialidad y
no divulgar la información y hechos de los que pudiese conocer en función a su
cargo en el ejercicio de su profesión.
* El secreto profesional es un derecho que ampara
el ejercicio de la profesión de Secretaria, además que existen países en las
que sus leyes protegen este principio, por lo tanto una Secretaria no
divulgará, ni podrá poner en conocimiento de otras empresas, temas que no le
hayan sido autorizados específicamente hablar de ellos.
* La discreción es un principio fundamental, la
información empresarial y a título personal de sus ejecutivos no debe ser
divulgada.
* Por un principio de ética la secretaria no debe
copiar documentación y archivos que la empresa los considere como
confidenciales, más aún descuidarse con estas copias y dejarlas al alcance de
otras personas o guardarlas como armas para afrontar futuros problemas, o ser
utilizados de forma extorsiva.
Una buena
secretaria debe ser responsable, discreta, dinámica, con deseos de superación
que le guste trabajar en equipo, ser leal a la institución a la que pertenece
no fallar a sus compañeros de trabajo.
Secretaria, como sabemos, viene de la
palabra SECRETO. Un secreto es algo que pocos conocen, algo que no se dice a
todo el mundo, solamente reservado a unos cuantos; por lo tanto podemos decir
que es un privilegio conocer un secreto, pero también una gran responsabilidad.
Conservar la Ética, para muchos es sólo un discurso, pues al momento de
llevarlo a la práctica son miles de cuestionarios los que pueden surgir para
que un profesional deje a un lado su ética, lo cual realmente es una lástima.
En el caso de la secretarias, la ética es uno de los principales valores
que debe cultivar, pues es la base de su trabajo; día con día pasa por nuestras
manos información de la empresa, del jefe, de los proveedores, de los clientes;
información que debemos saber cuidar y respetar porque si bien tenemos
el privilegio de tener, igual no nos pertenece.
Discreción
Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza,
como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado.
Puntualidad
Ten en cuenta que la puntualidad es una manifestación de seriedad y
formalidad. No solamente para llegar al trabajo.
Paciencia
Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jamás
ha dado buenos resultados, sólo sirve para descargar nuestros nervios sobre los
demás.
Organización
Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Las personas que se
relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar tranquilas de que
tendrán el trabajo solicitado en tiempo y forma.
Tacto
Tener tacto implica hacer lo debido en el momento adecuado. No ser
amable, sino ver si la persona está satisfecha.
Responsabilidad
La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional
evita cometer errores de cualquier tipo.
- Personalidad equilibrada y pro-activa.
- Autoestima positiva.
- Capacidad de adaptación a los cambios.
- Habilidades comunicativas y escucha activa.
- Criterio propio para actuar oportunamente y distinguir prioridades.
- Disposición para trabajar en equipo.
- Tacto y prudencia para manejar situaciones diversas.
- Espíritu de superación.
- Flexibilidad·
- Sentido de humor.
- Preparar los documentos técnicos que le asignen los órganos de la CITEL y los documentos de trabajo para sus reuniones.
- Actuar como Secretario Técnico de las reuniones de la Asamblea.
- Velar porque las actas, decisiones, documentos y proyectos de resolución de todos los órganos que estén de acuerdo con las disposiciones de la Carta de la Organización, los mandatos de la Asamblea General.
- Recibir la correspondencia oficial relacionada y darle el trámite correspondiente y tramitar las comunicaciones que conciernan al trabajo de la Secretaría.
- Ejecutar las decisiones y encargos que le indiquen los distintos órganos de la CITEL.
- Colaborar con el Presidente en la elaboración del anteproyecto de temario de cada reunión de la Asamblea.
- Preparar documentos, estudios e informes necesarios para las reuniones de la Asamblea.
- Informar por escrito a los Estados miembros la fecha y sede de celebración de las reuniones Ordinarias y Extraordinarias de la Asamblea.
La actitud siempre tiene que ser positiva además su ética le permite
guardar toda la información que dentro de la empresa se encuentre, ya sea
recibiendo noticias importantes para su jefe o escuchar comentarios de
subordinados, la fidelidad en una buena secretaria ejecutiva es lo más
importante y eso hace la diferencia.
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